AlkilaVip · Ayuda
Primeros pasos

Empieza en 15 minutos

Empiezas hoy, sin inventario. No tienes que contar toda tu bodega antes de usar AlkilaVip. Cotizas, creas la orden y bodega cuenta solo lo que esa orden necesita, en el momento de despacharla.

Quién lo haceAsesor y bodega
Tiempo15 minutos
DóndeLaptop o celular
1
Asesor

Mira tu día

Al entrar llegas al Inicio. Ahí está todo lo que tienes que mirar hoy, sin abrir un cuaderno.

  1. Las tarjetas resumen lo que sale, lo que vuelve, lo atrasado, los conteos que pediste y lo que te deben. Presiona una para ver la lista.
  2. Abajo está la Agenda de hoy. Lo atrasado sale primero, en rojo.
Inicio del asesor con tarjetas y agenda12
Inicio del asesor
2
Asesor

Crea un producto

Si alquilas algo que todavía no está en el sistema, créalo en un minuto. No hace falta saber cuántos tienes.

  1. En Catálogos → Producto, agrega el producto con su nombre y precio. Indica si es mantelería.
  2. Deja marcada Solicitar conteo a bodega al guardar. Bodega recibirá el pedido de contarlo.
  3. Presiona Enviar.
Formulario para agregar un producto123
Nuevo producto

Bueno saber

El producto queda Sin registrar. Igual puedes cotizarlo desde ya.

3
Asesor

Cotiza

Arma la proforma con el cliente enfrente, aunque no sepas todavía cuánto hay de cada cosa.

  1. En Órdenes → Proforma, presiona Agregar nuevo y elige el cliente.
  2. Agrega cada producto con su cantidad. Al lado ves cuánto hay: 126 disp. o Sin registrar.
  3. Guarda la proforma. Puedes enviarla al cliente.
Productos de la proforma con su disponibilidad22
Uno ya registrado y uno sin registrar: los dos se pueden cotizar
4
Asesor

Convierte en orden de trabajo

Cuando el cliente confirma, la proforma se vuelve orden de trabajo (OT) sin volver a escribir nada.

  1. En el listado de proformas, presiona el botón de convertir.
  2. Lee el resumen: te dice qué productos quedarán pendientes de conteo. Presiona Confirmar conversión.
  3. Se abre la OT. El producto sin registrar dice Pendiente de conteo y bodega ya tiene la solicitud.
  4. Para que bodega pueda despacharla, registra el pago completo o autoriza el despacho desde el menú ⋮.
Listado de proformas1
Listado de proformas
Diálogo de conversión a orden de trabajo22
Resumen antes de convertir
Orden de trabajo con una línea pendiente de conteo3
La OT creada

Bueno saber

Una orden nunca se rechaza por falta de inventario. Lo que falta contar queda marcado y se resuelve después.

5
Bodega

Cuenta solo lo que falta

Si una orden tiene un producto sin contar, bodega no puede despacharla hasta registrarlo.

Laptop o celular

Las capturas de bodega están en celular porque es cómodo llevarlo mientras cuentas o despachas. En la laptop las pantallas son las mismas y se usan igual.

  1. En el Inicio, Salidas muestra lo que hay que despachar (también está en Órdenes → Despachos). Abre la orden.
  2. Si ves No se puede despachar, la línea marcada Pendiente de conteo es la que falta contar.
  3. Ve a Órdenes → Existencias, pestaña Sin registrar. El producto aparece con Solicitado.
  4. Márcalo y escribe cuántos hay en bodega. Si no sabes si hay más afuera, deja No lo sé. Presiona Guardar.
Inicio de bodega, vista de celular1
Inicio de bodega
Despacho bloqueado por conteo pendiente22
Despacho bloqueado
Existencias, pestaña Sin registrar3444
Existencias → Sin registrar

Bueno saber

No cuentes toda la bodega: solo lo que pide la orden. Con No lo sé el producto queda Provisional; lo que vuelva de alquileres anteriores se suma después.

6
Bodega

Despacha

Con el producto registrado, la orden se desbloquea sola.

  1. Vuelve a la orden. La línea que estaba pendiente ahora dice OK.
  2. Marca las líneas que salen, o presiona Marcar todo.
  3. Presiona Guardar despacho.
Despacho listo para guardar123
Orden lista para despachar

Bueno saber

Si la orden también lleva mantelería, esa parte la despacha mantelería. Hasta entonces la orden queda en Despacho parcial.

Listo: ya trabajas con AlkilaVip

Cotizaste, creaste una orden y la despachaste sin haber hecho inventario. Lo que sigue en tu día a día:

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